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Wer sich mit Zeitwertkonten und möglichen Szenarien befasst, stößt oft früher oder später auf den Begriff „Aufzeichnungspflichten“.

In einschlägigen Broschüren, die oft an Feiertagen, wie zum Beispiel dem Buß- und Bettag studiert werden, weil hier ausreichend Zeit ist, um sich mit solch wichtigen Themen, wie zum Beispiel einem Zeitwertkonto, auseinanderzusetzen, ist immer wieder davon die Rede, dass besagte Pflichten – nicht nur aufgrund einer optimalen Nachvollziehbarkeit – erfüllt werden müssen.

Dies liegt unter anderem daran, dass die Beiträge zur Sozialversicherung während der Einzahlungsdauer zunächst gestundet werden und erst im Zuge der Nutzung des ZWK Guthabens wieder aktuell (und damit fällig) werden.

Wer also beispielsweise am 20. November 2020, dem Weltkindertag, Zeit mit seinen Lieben verbringt und sich überlegt, dass es doch schön wäre, genau diese Art von Quality Time noch länger – vielleicht sogar ein ganzes Jahr? – zu genießen, kann unter anderem auch mit Hinblick auf besagte Aufzeichnungspflichten recherchieren. Die grundsätzliche Verpflichtung, hier entsprechend tätig zu werden, liegt jedoch beim Arbeitgeber.

Was bedeutet eigentlich Aufzeichnungspflicht?

Aufzeichnungspflicht im Zusammenhang mit einem Zeitwertkonto bedeutet, dass die Ein- und Auszahlungen, unabhängig davon, ob es sich bei ihnen um Zeit- und Entgeltanteile handelt verbucht werden müssen. Zudem müssen alle gesetzlichen sozialversicherungsrechtlichen Aspekte erfüllt werden.

Zudem müssen die betreffenden Mitarbeiter, die das Geld auf dem ZWK sammeln, in regelmäßigen Abständen über den entsprechenden Zwischenstand ihres Guthabens informiert werden. Die jeweilige Auskunft muss schriftlich und einmal im Jahr erfolgen. Unternehmen, die besonders viel Wert auf eine moderne, unkomplizierte Kommunikation legen, können hierbei auch ganz einfach auf eine klassische Mail setzen.

Durch die Aufzeichnungspflicht wird auch sichergestellt, dass – beispielsweise im Zusammenhang mit einem unvorhergesehenen Störfall – immer der aktuelle Status Quo des Guthabens ermittelt werden kann. So kann im Störfall eine genaue Abrechnung erfolgen.

Wie kann die Aufzeichnungspflicht realisiert werden?

Das Wertguthaben der Mitarbeiter, die ein Zeitwertkonto in Anspruch nehmen, kann – wenn das Programm es anbietet – über die Lohnbuchhaltung des betreffenden Unternehmens verwaltet werden. Wer möchte, kann diesen Bereich selbstverständlich jedoch auch outsourcen. In diesem Fall wird ein anderes Unternehmen damit beauftragt, die Aufzeichnungspflichten (auch mit Hinblick auf die Vorgaben zur Sozialversicherung) zu erfüllen.

Vor allem dann, wenn die Vorteile des Zeitwertkontos von mehreren Mitarbeitern in Anspruch genommen werden, kann es sein, dass es sich bei der externen Lösung um die günstigere Alternative handelt, da hier nicht für jeden Mitarbeiter ein einzelnes Anlagekonto geführt werden muss.

Die Mitarbeiter der Foresight GmbH beraten Sie gern über Ihre individuellen Möglichkeiten.

Was kostet ein Zeitwertkonto den Arbeitgeber?

Zeitwertkonten können dabei helfen, die Attraktivität eines Arbeitgebers am Markt zu erhöhen. Gleichzeitig kosten sie jedoch auch Geld. Unter anderem fallen hier Kontoführungs- und Depotgebühren an. Diese werden von den jeweiligen Anlageinstituten berechnet.

Wer sich dann dazu entschließt, die betreffenden ZWKs nicht selbst bzw. in der eigenen Lohnbuchhaltung zu verwalten, sondern hiermit einen externen Dienstleister zu beauftragen, zahlt natürlich auch für dessen Dienstleistungen. Hierbei gilt die einfache Regelung: je mehr Mitarbeiter-Zeitwertkonten betreut werden müssen, umso mehr zahlt das auftraggebende Unternehmen.

Dafür profitiert es jedoch von dem Vorteil, sich weiterhin auf seine klassischen Abläufe – unter anderem auch im Bereich der Personalabteilung – fokussieren zu können, ohne sich mit gestundeten Sozialversicherungsbeiträgen und Aufzeichnungspflichten auseinandersetzen zu müssen.